JÄRNÄSKLUBBS ÖSTRA SAMFÄLLIGHETSFÖRENING
Styrelsen för Järnäsklubbs östra samfällighetsförening (nedan kallad föreningen) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som sker inom ramen för föreningens verksamhet.
Föreningen har som ändamål att förvalta vägar öster om allmänna vägen i Järnäsklubb, tillkommen genom anläggningsbeslut Ga I och Ga II (dnr AC1 89278), vilket framgår av stadgarna som upprättades vid lantmäteriförrättningen 1991-05-31.
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
För att kunna bedriva lagstadgad verksamhet och förvalta samfälligheten upprätthåller föreningen ett register med kontaktuppgifter till samfällighetens medlemmar. I verksamheten används uppgifterna för medlemsfakturering och informationsutskick.
Styrelsen sammanställer ett medlemsregister som innehåller namn, bostadsadress, e-postadress, telefon-/mobilnummer och andelstal i samfälligheten. Inga personnummer registreras eller sparas.
Styrelsens ansvar
Styrelsen är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som sker vid:
- Hantering av medlemskap i föreningen. Medlemsregistret uppdateras löpande genom styrelsens försorg. Personuppgifter för medlem som lämnar föreningen raderas i registret.
- Föreningsadministration.
- Ansökan om bidrag. Styrelsen behandlar även personuppgifter för att ansöka om bidrag från bland annat Riksförbundet Enskilda Vägar.
- Sammanställning av statistik och uppföljning.
- Kontakt med medlem. E-post och SMS är kanaler för kommunikation. När kontakten med en medlem sker via dessa kanaler ska respektive mail/SMS raderas när ärendet är avslutat. Bedömer styrelsen att viktig information i nämnda kommunikation ska sparas, så ska den bevaras genom att överföra uppgifterna till ett protokoll.
- Protokoll från styrelsemöten och årsmöten sparas för att tjäna som diarium för spårbarheten av gamla beslut, samt ge möjlighet att följa föreningens historia rent generellt. Protokollen finns samlade i pärmar som i sin tur förvaras hos utsedd styrelsemedlem.
- Publicering av material på hemsida och sociala medier. Föreningens hemsida är öppen för alla. På hemsidan kan bilder förekomma från olika aktiviteter där medlemmarna kan finnas med. Bilderna har tagits med intresseavvägning och som regel är personerna på bilderna inte namngivna, men förnamn kan förekomma.
Vilka delar vi personuppgifter med?
Personuppgifterna delges inte tredje part såvida föreningen inte har en rättslig förpliktelse att göra detta.
Vilken laglig grund har vi för personuppgiftsbehandling?
I och med att man förvärvar/arrenderar en fastighet eller tomt blir man automatiskt delägare i föreningen. Styrelsen behöver inte inhämta samtycke från en ny fastighetsägare då
ett ägande av en fastighet också innebär en del i den gemensamt ägda anläggningen.
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Föreningen kommer att genomföra en bedömning årsvis om ändamålet med behandlingen av personuppgifterna kvarstår. Om inte ändamålen med behandlingen av personuppgifterna kvarstår kommer uppgifterna att raderas.
Vilka rättigheter har du?
Du som registrerad i föreningen har flera rättigheter som du bör känna till:
Du har rätt att få ett registerutdrag avseende föreningens behandling av dina personuppgifter. Föreningen ska vid begäran av registerutdrag förse dig med en kopia av de personuppgifter som är under behandling.
Du har rätt att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifterna tills de blir ändrade.
Vidare har du rätt att inge ett klagomål avseende föreningens behandling av personuppgifter till Datainspektionen, besök www.datainspektionen.se.